Rośnie ilość kontroli ZUS w przedsiębiorstwach. Jeden z przepisów staje się kluczowy dla inspektorów

Minione dwa lata przyniosły znaczny wzrost kontroli ZUS. O ile w latach 2020-2021 było ich łącznie ok. 30 tys. – na co wpływ miała epidemia COVID – to już w latach 2022-2023 ich częstotliwość niemal się podwoiła osiągając poziom blisko 54 tys. przeprowadzonych kontroli. Co więcej z każdym rokiem rośnie udział kontroli, w których wykryto nieprawidłowości. O ile w 2020 r. było to 78 proc., to już w minionym roku wzrósł on do 94 proc. – wynika z udostępnionej Interii, analizy przeprowadzonej przez firmę audytorsko-doradczą Grant Thornton.

Jak podkreślają autorzy raportu, ogromnym dostępem do danych, w szczególności historycznych, a także modelem predykcji. Algorytmy mogą pracować na konkretnych jednostkach, porównywać je do populacji, analizować sytuację u pracodawcy, a także śledzić pracę lekarzy w kontekście wystawianych zwolnień L4.

Można zatem spodziewać się, że najczęstsze nieprawidłowości stwierdzane w decyzjach ZUS wynikają z naruszeń art. 8 ust. 2a oraz art. 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. W tych dwóch obszarach ZUS może opierać się na ugruntowanych liniach orzeczniczych sądów. Pierwszy z przepisów przewiduje konstrukcję „uznania za pracownika” w przypadku osób pozostających w równoległym zatrudnieniu pracowniczym i cywilnoprawnym z różnymi podmiotami.

Decyzje ZUS oparte są na rozstrzygnięciach sądowych, które praktycznie wykluczają możliwość zatrudnienia jednej osoby przez różne podmioty w ramach grupy kapitałowej. – wskazują autorzy raportu.

O jakie sytuacje chodzi? – Przykładowo, jeśli są dwa podmioty, niekoniecznie powiązane kapitałowo, a zatrudniają jednocześnie tę samą osobę, czyli jedna spółka na umowie o pracę, a druga na podstawie umowy zlecenie, to na podstawie art. 8 ust. 2a Ustawy ZUS. Wówczas praca danej osoby wykonywana na podstawie umowy zlecenie może być uznana przez ZUS jako faktycznie wykonywana na rzecz swojego pracodawcy, a nie zleceniodawcy.

W efekcie dochód z umowy cywilnoprawnej będzie uznany przez ZUS jako uzyskany z umowy o pracę w pierwszej spółce i tam ma być oskładkowany jak umowa o pracę – tłumaczy Interii Łukasz Boszko, doradca podatkowy, menedżer Departamentu Doradztwa Grant Thornton.

Jak dodaje, obowiązek opłacania wstecz wówczas spoczywa na pracodawcy jako płatniku i to on musi pokryć całość zasądzonych składek. Potem teoretycznie może wystąpić z regresem wobec pracownika o pokrycie tej części składek, która na niego przypada, ale w praktyce firmy bardzo rzadko się na to decydują i raczej same finansują całość składek.

Ekspert przyznaje, że celem wprowadzenia tego przepisu było i przerzucaniem pracowników na umowy nieoskładkowane lub nisko oskładkowane, które nie dają ochrony pracownikom. – To dobrze, że został wprowadzony i zwalcza systemowo sytuacje obniżania kosztów przez wypychanie pracowników na tzw. śmieciówki, chociaż zdarzają się problematyczne sytuacje dla firm, które nie nadużywają umów zlecenia w celu unikania zatrudnienia na etacie. Wynika to orzecznictwa sądowego, bo większość wyroków zapada na niekorzyść płatników, czyli firm – dodaje Łukasz Boszko.

Trochę inaczej wygląda sytuacja z rozstrzygnięciami o zbiegu tytułów ubezpieczeniowych, opartych na normie art. 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. – Art. 9 Ustawy ZUS odnosi się m.in. do sytuacji związanych z jednoczesnym zawarciem umowy B2B oraz innej umowy, np. umowy zlecenia z tą samą osobą. W takich przypadkach składki byłyby naliczane tylko z działalności gospodarczej w związku ze zbiegiem tytułów do ubezpieczeń.

Wówczas po takim przekwalifikowaniu należałoby odprowadzić pełne składki na ubezpieczenia społeczne – mówi Łukasz Boszko.

Dodaje jednocześnie, że umowy tego typu jest ciężej zakwestionować i przekwalifikować, bowiem aktualnie sądy kierują się w tych przypadkach wolą obu stron i jeśli wola stron była taka, że miała być to umowa cywilnoprawna czyli firma-firma, to zazwyczaj nie jest to kwestionowane w sądach – tłumaczy ekspert.

Jak zauważają autorzy raportu, działania kontrolne w tych sprawach często są prowadzone u dużych przedsiębiorców, zatrudniających wielu pracowników, bazując na efekcie skali przy takich kontrolach istnieje możliwość odzyskania znacznych kwot zaległości (gdyż model stosowany przez pracodawcę dotyczy wielu osób).

To pozwala na własnie z powodu ugruntowanego orzecznictwa odsetek spraw wygranych w sądach przez płatników składek, czyli firmy, chociażby częściowo, nie osiąga w każdym roku nawet 10 proc. Z analizy wynika też, że ZUS coraz częściej dokonuje kwalifikacji, czy dany wyjazd faktycznie można uznać za podróż służbową. W szczególności wzmożone zainteresowanie zaobserwowano wśród grupy tzw. pracowników mobilnych.

Ich obowiązki pracownicze wiążą się z ciągłą zmianą miejsca pracy, co bardzo utrudnia prawidłowe wyznaczenie miejsca wykonywania pracy, stąd wielu pracodawców wskazuje tylko .

Wyjazd poza tak wyznaczony obszar kwalifikowany jest natomiast jako podróż służbowa. – Niestety ZUS nie zgadza się z tym podejściem uznając, że pracownicy stale się przemieszczający nie mogą być w podróży służbowej. To znacząco zmienia natomiast sposób rozliczania kosztów związanych z wyjazdami pracowników mobilnych.

Przedsiębiorcy niejednokrotnie mogą się zdziwić po otrzymaniu protokołu kontroli, w którym wskazany jest przypis składek z tytułu finansowanych noclegów i transportu pracownikom mobilnym. Przy dużej częstotliwości wyjazdów koszty zaległości składek ZUS z tego tytułu mogą sięgać od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych rocznie – wskazują eksperci Grant Thornton.

Z kolei Państwowa Inspekcja Pracy chce poszerzenia swoich uprawnień. Jak niedawno Główny Inspektor Pracy, chodzi o możliwość wydania decyzji administracyjnej przez inspektora pracy w sprawie zamiany kontraktu cywilnoprawnego na etat. Szef PIP zastrzegał przy tym, że nie chodzi o całkowitą likwidację umów cywilnoprawnych, ale reagowanie tam, gdzie są one nadużywane.